Как начинать и заканчивать деловую переписку по электронной почте на английском языке?

Казалось бы, написание делового электронного письма на английском языке не должно быть большой проблемой. Сначала скажите «привет», затем объясните, что мы имеем в виду, и, наконец, скажите «пока», и готово. Совершенно верно, но как при этом звучать профессионально, но не переборщить с официальным тоном? Или не слишком интимно рассыпаться? Оказывается, в такой очевидной теме для нас может быть много подводных камней.


При запуске корпоративной электронной почты у вас есть несколько вариантов на выбор.

Как писать официальные электронные письма на английском языке?
Прежде чем перейти к конкретным формулам, давайте обсудим несколько основных правил, которые следует соблюдать при создании деловой переписки на английском языке:
•    старайтесь избегать русских калек и языковых проявлений (особенно если вы в них не уверены), придерживайтесь коротких, четких и понятных предложений,
•    в теме сообщения укажите цель вашего электронного письма: установление контакта, рекламация товаров, заявка на вакансию и т. д. Вы сэкономите время получателя,
•    помните о небольших лингвистических различиях между английским и американским языком. Если вы отправляете сообщение кому-то из США, проверьте словарь, не имеет ли слово другое значение.


Как начать электронное письмо на английском языке?
При запуске корпоративной электронной почты у вас есть несколько вариантов на выбор. Они зависят от личности адресата. Как начать электронное письмо в зависимости от того, когда:
•   вы не знаете, кому будет отправлена корреспонденция, например, в случае отправки резюме: кого это может касаться,
•  при официальной переписке: Уважаемый господин Фамилия (мужская) или Уважаемая г-жа. Фамилия (аббревиатура Ms. может использоваться как для незамужних, так и для замужних женщин. Однако некоторые люди могут предпочесть форму Mrs. только для замужних женщин), безопасной формой также является комбинация: Уважаемый(ая) Имя Фамилия,
•   когда мы можем позволить себе более непринужденный тон: Дорогой(ая) имя,
•   когда правила разрешают свободное общение: Hi, Name или Hello, Name - мы можем использовать их, например, в отношении коллег по работе.

Как закончить деловое письмо на английском?
Прежде чем перейти к наиболее распространенной и безопасной форме, давайте кратко обсудим те, которые используются часто, но не всегда адекватны.
Начнем с наименее профессиональной формы, которую вы можете выбрать. Это отсутствие заполнения электронного письма и подписи. Если мы боимся, что забудем об этом - мы всегда можем установить автоматический нижний колонтитул, который будет содержать соответствующие фразы.
Некоторые, особенно старые руководства, советуют заканчивать официальные электронные письма следующим образом: С уважением или Искренне. Однако эти фразы гораздо лучше подходят для почтовых отправлений, в электронных письмах они звучат несколько старомодно.
То же самое и с фразой С наилучшими пожеланиями - она будет уместна в очень официальной переписке, например, с клиентом или лицом, занимающим гораздо более высокое положение, чем мы. Однако в случае письма, отправленного коллеге из другого отдела, оно может показаться слишком напыщенным.
Поблагодарить также часто рекомендуется, но это применимо только тогда, когда получатель что-то сделал для нас, и нам действительно есть за что его поблагодарить. В противном случае мы немного испугаем собеседника.


В официальной переписке также стоит избегать менее профессиональных формулировок, таких как Cheers, All the best, Xoxo или Warmly - они отлично работают в личных сообщениях, но на работе давайте использовать более подходящие формулировки.
И какое завершение электронного письма уместно при любых обстоятельствах? Одно слово: Best. По мнению британских консультантов по этикету, это звучит достаточно хорошо, чтобы не быть невежливым, но также достаточно нейтрально, чтобы таким образом можно было закончить практически любое сообщение.
 


+